Assistant / Assistante de gestion administrative

Code : M1621

Domaine : Support à l’entreprise

Définition

L' Assistant de gestion administrative gère la coordination et l'efficacité des processus administratifs au sein des entreprises.
Organise et supervise la gestion administrative quotidienne de l'entreprise ou du service
Assure le suivi des dossiers administratifs et la mise à jour des documents nécessaires
Gère la correspondance et les communications internes et externes
Prépare et coordonne les réunions, les déplacements et les événements professionnels
Assiste les équipes dans la gestion de projets et le suivi des échéances
Contribue à l'amélioration des procédures administratives pour optimiser les flux de travail

Accès à l’emploi

Cet emploi est accessible avec un Bac + 2 à Bac + 4 un diplôme en management et gestion des entreprises.

Centres d’intérêt

  • J'ai le souci du détail
  • J'aime communiquer, convaincre
  • J'aime organiser, planifier

Savoirs-être professionnels

  • Avoir l'esprit d'équipe
  • Faire preuve d'autonomie
  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Contextes de travail

  • En contact avec du public — Conditions de travail
  • Station assise prolongée — Conditions de travail
  • Travail en mode projet — Conditions de travail
  • Travail en journée — Horaires et durée du travail
  • Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité — Horaires et durée du travail
  • Salarié secteur privé (CDI, CDD) — Statut d’emploi
  • Entreprises et milieux professionnels — Type de structure d’accueil

Compétences mobilisées

Gestion administrative et comptable
  • Effectuer le suivi des commandes, la facturation
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
  • Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
  • Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
  • Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
  • Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
  • Gérer un planning
  • Définir les plannings et congés de ses équipes
  • Gérer les plannings d'utilisation des équipements
  • Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
Stratégie de développement
  • Elaborer des tableaux de bord
  • Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative
  • Planifier et mettre en œuvre des projets administratifs
  • Promouvoir une culture d'amélioration continue
  • Optimiser la performance de l'organisation
Data et Nouvelles technologies
  • Mettre à jour un dossier, une base de données
  • Maintenir à jour les dossiers administratifs
  • Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)
Organisation
  • Utiliser les outils numériques
  • Classer des documents
  • Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
Pilotage et maîtrise des coûts
  • Assurer la gestion administrative d'une activité
  • Assurer le suivi de dossiers administratifs
  • Utiliser les outils de gestion et de la relation client
  • Elaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achat
Communication
  • Organiser des réunions internes
  • Relayer de l'information
  • Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
Management
  • Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail
Gestion et contrôle
  • Réaliser une gestion comptable
  • Réaliser des opérations comptables
  • Améliorer des procédures administratives
  • Traiter les factures et les rapprochements bancaires
  • Vérifier les factures et les paiements
  • Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
  • Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
Relation client
  • Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
  • Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
  • Accueillir, orienter, renseigner un public
  • Fournir des informations claires et précises par téléphone
  • Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Droit, contentieux et négociation
  • Réaliser la gestion administrative des contrats
  • Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux
Communication, Multimédia
  • Gérer la communication interne et externe
Gestion des stocks
  • Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
  • Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
Développement commercial
  • Développer et fidéliser la relation client
  • Maintenir une relation clientèle de qualité
  • Réaliser des actions de prospection de vente ou de location
  • Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
  • Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
  • Négocier des conditions commerciales
  • Concevoir un devis ou un projet de contrat
  • Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts
Savoir-être professionnels
  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
  • Avoir l'esprit d'équipe
  • Faire preuve d'autonomie

Savoirs

Techniques professionnelles
  • Gestion des agendas
  • Planification de réunions
  • Techniques de communication orales, écrites et numériques
  • Techniques de gestion du temps
  • Techniques de numérisation
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques de reporting
Normes et procédés
  • Normes rédactionnelles
  • Optimisation des processus
  • Suivi des indicateurs de performance
  • Organisation d'évènements professionnels
  • Gestion de projet
  • Procédures administratives
  • Classement, archivage
Domaines d'expertise
  • Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Gestion administrative
  • Démarche qualité
  • Gestion des fournisseurs
  • Gestion des stocks
  • Logiciels comptables
Certifications et habilitations
  • BTS gestion de la PME
  • DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations
  • DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines
  • DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière
  • Licence pro mention gestion des organisations de l'économie sociale et solidaire
  • Licence pro mention gestion et développement des organisations, des services sportifs et de loisirs
  • Licence pro mention organisation, management des services de l'automobile
  • Licence pro mention gestion des organisations agricoles et agroalimentaires
  • Licence pro mention gestion et accompagnement de projets pédagogiques
  • Licence pro mention animation, gestion et organisation des activités physiques et sportives
  • BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion, entrepreneuriat et management d'activités
  • Licence pro mention management et gestion des organisations
  • BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière
  • Diplôme de gestion et management des entreprises