Agent / Agente de liaison courrier
Définition
L' Agent de liaison courrier garantit la gestion et la distribution efficace du courrier au sein des organisations.
Assure la réception, le tri et la distribution du courrier interne et externe
Organise les circuits de distribution du courrier pour optimiser les délais de livraison
Maintient une communication régulière avec les différents départements pour garantir une distribution fluide
Gère l'envoi de courriers spéciaux et assure le suivi des envois importants
Peut être amené à gérer des tâches administratives liées au courrier, comme l'enregistrement des envois et réceptions
Respecte les procédures de sécurité et de confidentialité dans la manipulation du courrier
Accès à l’emploi
Cet emploi est accessible sans qualification particulière, mais un CAP ou un BEP peut être un atout. Les formations internes sur la gestion du courrier et les processus logistiques sont couramment proposées.
Centres d’intérêt
- J'aime l'activité physique
- J'aime me déplacer et voyager
- J'aime piloter, conduire
Savoirs-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Contextes de travail
- Déplacements professionnels — Conditions de travail
- En contact avec du public — Conditions de travail
- Travail répétitif ou cadence imposée — Conditions de travail
- Travail en journée — Horaires et durée du travail
- Salarié secteur privé (CDI, CDD) — Statut d’emploi
- Entreprises et milieux professionnels — Type de structure d’accueil
- Organisme public — Type de structure d’accueil
Compétences mobilisées
Production, Fabrication
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
- Réaliser les travaux de préparation et la distribution de l'ensemble du courrier et des colis
Transport
- Planifier des itinéraires de distribution
- Organiser une tournée
- Encourager le respect des délais de distribution
- Restituer les éléments non distribués au service concerné
- Collecter du courrier
- Réceptionner, distribuer ou mettre à disposition des courriers, colis, avis d'échéance, quittances de loyer, ...
- Relever le courrier
- Résoudre les problèmes de distribution de courrier
Data et Nouvelles technologies
- Maintenir à jour les registres de distribution
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Utiliser des logiciels de suivi de courrier
- Intégrer des technologies numériques dans le système de courrier
Qualité
- Contrôler la qualité et l'état du courrier reçu
- Effectuer des audits réguliers des processus de courrier
Stratégie de développement
- Elaborer des stratégies pour la gestion des pics de charge de courrier
Organisation
- Assurer la confidentialité des envois
- Gérer les urgences et les priorités dans la distribution
Prévention des risques
- Suivre les procédures de sécurité pour le transport de documents sensibles
Conseil, Transmission
- Former les nouveaux employés sur les procédures de courrier
Développement commercial
- Proposer des améliorations pour le système de distribution
Gestion des stocks
- Vérifier la conformité des livraisons
Pilotage et maîtrise des coûts
- Négocier avec les fournisseurs de services de courrier
- Assurer la gestion des courriers entrants et sortants
Management
- Coordonner les opérations avec les autres départements
Droit, contentieux et négociation
- Gérer les réclamations clients relatives à la distribution
Gestion administrative et comptable
- Accomplir des formalités administratives et réglementaires
- Informer les clients sur le statut des envois
Communication
- Garantir la confidentialité des informations
Relation client
- Assurer la liaison avec les clients internes pour les besoins de courrier
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Savoirs
Techniques professionnelles
- Gestion des retours de courrier non distribué
- Suivi des envois spéciaux et recommandés
- Techniques de marquage et d'étiquetage du courrier
- Tri et distribution du courrier
- Capacité à suivre des instructions précises
- Techniques d'encartage
- Techniques de comptage
- Gestion du temps et des itinéraires
- Utilisation d'applications mobiles pour la distribution
- Techniques de tri du courrier
Normes et procédés
- Connaissance des procédures de sécurité pour le courrier
- Normes de confidentialité pour le traitement du courrier
- Réglementation des plis spécifiques
- Règles d'affranchissement du courrier
- Procédures de vérification d'identité
- Connaissance des normes postales
Produits, outils et matières
- Utilisation de systèmes de tracking de courrier
- Utilisation de dispositifs de sécurité (serrures, scellés)
- Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l'envoi de courrier
Domaines d'expertise
- Gestion administrative du courrier
Certifications et habilitations
- CAP opérateur/opératrice de service - Relation client et livraison
- CAP Opérateur/Opératrice logistique