Secrétaire technique
Définition
Le Secrétaire technique assure la coordination et l'efficacité des projets techniques.
Assiste les ingénieurs et techniciens dans la gestion administrative des projets
Prépare et organise les dossiers techniques et les réunions de projet
Rédige des comptes rendus et assure le suivi des communications internes et externes
Gère l'agenda et coordonne les rendez-vous et les déplacements des membres de l'équipe technique
Maintient à jour les bases de données techniques et archive les documents importants
Peut participer à la gestion des appels d'offres et à la préparation des contrats techniques
Accès à l’emploi
Cet emploi est accessible avec un BTS, un DUT, une Licence professionnelle ou un Titre professionnel. Les niveaux d'études requis varient de Bac+2 à Bac+3.
Centres d’intérêt
- J'ai le sens du contact
- J'ai le souci du détail
- J'aime organiser, planifier
Savoirs-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Contextes de travail
- Déplacements professionnels — Conditions de travail
- En bureau d'études — Conditions de travail
- En contact avec du public — Conditions de travail
- Possibilité de télétravail — Conditions de travail
- Station assise prolongée — Conditions de travail
- Travail en journée — Horaires et durée du travail
- Salarié secteur privé (CDI, CDD) — Statut d’emploi
- Cabinet libéral — Type de structure d’accueil
- Entreprises et milieux professionnels — Type de structure d’accueil
- Organisme public — Type de structure d’accueil
Compétences mobilisées
Gestion administrative et comptable
- Organiser des réunions et des visites de chantier
- Suivre l'avancement des projets techniques
- Rédiger des rapports de suivi d'activité
- Renseigner des supports de suivi d'activité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
- Réaliser la gestion des déplacements professionnels
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation
- Tenir à jour des agendas personnels et partagés
Organisation
- Utiliser les outils numériques
- Classer des documents
- Archiver des dossiers et documents de référence
Stratégie de développement
- Elaborer des tableaux de bord
- Optimiser l'utilisation des ressources techniques
Relation client
- Accueillir, orienter, renseigner un public
- Assister un ingénieur lors de travaux de laboratoire pour la préparation de matériel, le relevé de résultat
- Faciliter la collaboration entre les équipes techniques
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
- Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple)
Data et Nouvelles technologies
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Maintenir à jour les dossiers administratifs
Production, Fabrication
- Imprimer des documents techniques
- Optimiser les processus administratifs techniques
Communication
- Préparer les dossiers techniques pour les réunions
- Relayer de l'information
- Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail
Pilotage et maîtrise des coûts
- Réaliser la gestion administrative du personnel
Communication, Multimédia
- Gérer la communication interne et externe
Gestion des Ressources Humaines
- Gérer les communications internes sur l'avancement des projets
Développement commercial
- Coordonner les réponses aux appels d'offres
- Répondre à un appel d'offres
Droit, contentieux et négociation
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Gestion et contrôle
- Suivre la comptabilité d'une structure
Gestion des stocks
- Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Savoirs
Techniques professionnelles
- Rédaction de comptes rendus techniques
- Suivi de dossiers techniques
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Techniques de numérisation
- Techniques de prise de notes
- Techniques de reporting
- Techniques de paiement et de facturation
Domaines d'expertise
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Logiciel de traitement de texte
- Utilisation de logiciels de présentation
- Gestion administrative
- Logiciels de prise de rendez-vous
Normes et procédés
- Normes rédactionnelles
- Procédures d'appels d'offres
- Méthode de classement et d'archivage
- Procédures administratives
Certifications et habilitations
- Titre professionnel secrétaire assistant
- Titre professionnel secrétaire comptable
- DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière
- BTS assistance technique d'ingénieur
- Assistant de direction
- BTS support à l'action managériale
- DUT gestion administrative et commerciale des organisations
- DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations
- Licence pro mention gestion des organisations agricoles et agroalimentaires
- Licence pro mention gestion des achats et des approvisionnements
- Licence droit, économie, gestion mention administration et échanges internationaux
- Licence pro mention management et gestion des organisations
- Licence pro mention métiers de la gestion et de la comptabilité : gestion comptable et financière
- Licence pro mention gestion et développement des organisations, des services sportifs et de loisirs
- Licence pro mention métiers des administrations et collectivités territoriales
- Diplôme de gestion et management des entreprises
- Licence pro mention management des activités commerciales
- Licence pro mention métiers de l'entrepreneuriat
- BUT spécialité gestion administrative et commerciale des organisations parcours management commercial et marketing omnicanal