Assistant / Assistante de direction
Définition
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe.
Accès à l’emploi
Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion.
Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité.
La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
Centres d’intérêt
- J'ai le souci du détail
- J'aime organiser, planifier
Savoirs-être professionnels
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Contextes de travail
- Déplacements professionnels — Conditions de travail
- Association — Type de structure d’accueil
Compétences mobilisées
Gestion administrative et comptable
- Gérer un planning
- Organiser des déplacements professionnels
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Droit, contentieux et négociation
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
- Réaliser la gestion administrative des contrats
Communication, Multimédia
- Définir une stratégie de communication
- Créer, organiser ou coordonner un évènement
Relation client
- Accueillir, orienter, renseigner un public
- Assurer un accueil téléphonique
Stratégie de développement
- Piloter une activité
Management
- Animer, coordonner une équipe
Gestion des stocks
- Organiser et contrôler un approvisionnement
Organisation
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Classer des documents
- Réaliser une veille documentaire
- Utiliser les outils numériques
- Collecter et analyser des données, des informations
Communication
- Relayer de l'information
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
Pilotage et maîtrise des coûts
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Réaliser la gestion administrative du personnel
Data et Nouvelles technologies
- Mettre à jour un dossier, une base de données
Savoir-être professionnels
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
Savoirs
Domaines d'expertise
- Gestion administrative du courrier
Normes et procédés
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Droit du travail
- Législation sociale
- Normes rédactionnelles
- Planification des tâches et gestion des priorités
Techniques professionnelles
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Sténographie