Responsable du service des assemblées
Définition
Le Responsable du service des assemblées gère la coordination et la préparation des assemblées générales.
Organise et supervise les assemblées générales et autres réunions décisionnelles
Assure la conformité des procédures et des documents légaux nécessaires pour les assemblées
Coordonne avec les différents départements pour la préparation des dossiers à présenter
Gère la logistique des événements liés aux assemblées, incluant la location de salles et l'équipement
Prépare et diffuse les convocations, ordres du jour, et procès-verbaux
Peut conseiller la direction sur les implications légales des décisions prises en assemblée
Accès à l’emploi
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac +5, dans des formations incluant des dimensions juridiques et administratives.
Centres d’intérêt
- J'ai le sens du contact
- J'ai le souci du détail
- J'aime organiser, planifier
Savoirs-être professionnels
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Contextes de travail
- Possibilité de télétravail — Conditions de travail
- Travail en mode projet — Conditions de travail
- Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité — Horaires et durée du travail
- Salarié secteur privé (CDI, CDD) — Statut d’emploi
- Salarié secteur public — Statut d’emploi
- Collectivités territoriales — Type de structure d’accueil
- Entreprises et milieux professionnels — Type de structure d’accueil
- Organisme public — Type de structure d’accueil
Compétences mobilisées
Gestion administrative et comptable
- Planifier le calendrier des réunions et assemblées
- Organiser les plannings des audiences et des réunions
- Etablir une demande d'autorisation, de réservation
- Gérer les équipements nécessaires de la salle de réunion (audiovisuel, informatique)
- Préparer et équilibrer l’ordre du jour en collaboration avec les différents intervenants
- Envoyer les convocations aux participants
- Rédiger un compte rendu de réunion
- Rédiger des procès-verbaux de séance du conseil municipal ou régional
- Etablir des rapports d'activité détaillés
- Rédiger des comptes rendus de réunions
Communication
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
- Organiser un conseil d'administration, une assemblée générale
- Préparer les dossiers techniques pour les réunions
- Mettre en relation les différents acteurs d'un projet
- Participer à des réunions multidisciplinaires
- Favoriser un environnement de travail collaboratif
- Assurer un rôle d'interface entre les différents services de l'entreprise
- Savoir interagir à distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence)
- Organiser la diffusion de supports de communication
- Communiquer les retards ou changements de programme
- Travailler en réseau et coopérer avec des profils métiers diversifiés
- Encadrer un public
- Présenter un bilan
- Communiquer les résultats aux parties prenantes
Qualité
- Surveiller la conformité des procédures
Data et Nouvelles technologies
- Contrôler la conformité des documents légaux
- Analyser les impacts des décisions prises
- Maintenir à jour les documents officiels
Stratégie de développement
- Synthétiser et mettre en forme des données pour les présenter lors de réunions stratégiques
Communication, Multimédia
- Développer des stratégies de communication interne
- Organiser des événements internes
Management
- Animer, coordonner une équipe
Logistique
- Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement
Pilotage et maîtrise des coûts
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Droit, contentieux et négociation
- Etablir un procès-verbal
Prévention des risques
- Vérifier le bon fonctionnement des équipements de la salle
Organisation
- Archiver des dossiers et documents de référence
Savoir-être professionnels
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Savoirs
Normes et procédés
- Droit public
- Droit européen
Domaines d'expertise
- Organisation d'événements institutionnels
- Connaissance des institutions publiques
- Management d'équipe
- Système d'information et de communication
- Comptabilité publique
Techniques professionnelles
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Négociation avec les parties prenantes
- Gestion des inscriptions et des présences
Certifications et habilitations
- Master mention administration publique
- Master mention droit public des affaires
- Master mention droit public
- Master mention économie et management publics