Chef / Cheffe de projet événementiel
Définition
Imagine et organise tout ou une partie d’événements, afin de servir les besoins en communication de son entreprise ou de ses clients.
Assure la réussite de chaque événement (conférences, séminaires, événements sportifs et culturels, soirées festives, inaugurations), en tenant compte du cahier des charges et des prestataires.
Coordonne l’ensemble des moyens humains, matériels, techniques et logistiques nécessaires à leur bon déroulement.
Peut s’occuper de la communication autour du projet et rechercher d’éventuels partenaires, sponsors, mécènes pour pouvoir en faciliter la mise en œuvre.
Planifie les tâches à exécuter et gère les éventuels aléas d’organisation et de budget tout au long du projet.
Accès à l’emploi
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 dans le secteur de la communication, du commerce, de l'événementiel.
En fonction du diplôme obtenu et des expériences passées, il peut être nécessaire de débuter par un poste d’assistant chef de projet événementiel.
La pratique d'une langue étrangère peut être exigée.
Centres d’intérêt
- J'ai le sens des affaires
- J'ai le sens du contact
- J'aime communiquer, convaincre
- J'aime organiser, planifier
Savoirs-être professionnels
- Avoir l'esprit d'équipe
- Etre ouvert aux changements
- Faire preuve de créativité, d'inventivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Contextes de travail
- Déplacements professionnels — Conditions de travail
- Travail en mode projet — Conditions de travail
- Travail en horaires décalés — Horaires et durée du travail
- Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité — Horaires et durée du travail
- Salarié secteur privé (CDI, CDD) — Statut d’emploi
- Travailleur indépendant — Statut d’emploi
- Clientèle d'affaires — Type de bénéficiaire
- Clientèle d'entreprises — Type de bénéficiaire
- Entreprises et milieux professionnels — Type de structure d’accueil
- Structure de loisirs, culturelle ou touristique — Type de structure d’accueil
Compétences mobilisées
Stratégie de développement
- Concevoir et gérer un projet
- Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires
- Négocier avec les prestataires externes
- Assurer la sécurité des visiteurs et du personnel
Communication, Multimédia
- Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement
- Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning
- Mettre en place des stratégies de marketing pour des événements
- Mettre en oeuvre des actions de communication
- Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture
Communication
- Travailler en groupe, en réseau
Développement commercial
- Mettre en oeuvre un plan marketing, une stratégie de marque et de communication
- Etablir les objectifs et le cahier des charges de l'événement, en interne ou avec son client, selon la culture de l'organisation concernée
- Développer un portefeuille clients et prospects
- Développer et fidéliser la relation client
- Répondre à un appel d'offre
- Réaliser une veille de marché, une veille concurrentielle
- Organiser et proposer une prestation traiteur
Pilotage et maîtrise des coûts
- Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation
- Estimer les coûts et les délais d'une activité ou d'une prestation
- Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires
- Analyser une réponse à un appel d'offres
- Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'événement
Gestion et contrôle
- Détailler et négocier le budget alloué à l'événement
- Elaborer, suivre et piloter un budget
- Gérer le budget de son unité
Droit, contentieux et négociation
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention
Animation
- Concevoir une animation événementielle
Relation client
- Recueillir et analyser les besoins client
Logistique
- Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles
- Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement
- Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement
Organisation
- Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement
- Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes
- Utiliser les outils numériques
Management
- Concevoir les modalités de l'événement selon les objectifs et le budget, en apportant son expertise et sa créativité sur les moyens et outils à mobiliser
- Animer, coordonner une équipe
Prévention des risques
- Analyser et prévenir les risques
Protection des personnes et de l'environnement
- Gérer les déchets et le recyclage de manière écologique
- Promouvoir l'utilisation de matériaux naturels et écologiques
Savoir-être professionnels
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de créativité, d'inventivité
- Etre ouvert aux changements
- Avoir l'esprit d'équipe
Savoirs
Certifications et habilitations
- BTS avec une spécialisation en événementiel, communication ou information-communication
- Diplôme du CELSA (Ecole des hautes études en sciences de l'information et de la communication)
- Diplôme d'école de commerce ou de communication spécialisée en communication événementielle, management événementiel
- Diplôme d'IEP (Institut d'études politiques)
- DUT en information et communication
- BUT spécialité information-communication parcours communication des organisations
- Licence professionnelle des métiers de la communication et de l'événementiel
- Master en communication, marketing et production événementielle
- Chef de projet événementiel
- Chef de projets évènementiels
- Licence pro mention métiers de la communication : événementiel
Domaines d'expertise
- Techniques de négociation avancées
- Anglais niveau avancé B2
Techniques professionnelles
- Techniques commerciales
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Techniques de vente et de promotion
- Organisation d'événements thématiques
Normes et procédés
- Organisation d'évènements professionnels
- Organisation de soirées
- Organisation de compétitions sportives